Solicitar una apostilla en Florida no es un trámite complicado, pero sí estrictamente formal. En la mayoría de los casos, los retrasos no ocurren en Tallahassee, sino antes de que el documento llegue al Florida Department of State. Muchos de los errores que retrasan tu apostilla se cometen durante la preparación del documento y pueden provocar devoluciones, demoras de semanas o la necesidad de iniciar el proceso desde cero.

A continuación, te explicamos los errores que retrasan tu apostilla, por qué ocurren y qué debes tener en cuenta para evitarlos.

1. Notarización incorrecta o incompleta

Para que un documento pueda ser apostillado, la notarización debe estar formalmente correcta. El Florida Department of State no evalúa el contenido del documento ni el tipo de acto notarial, pero sí verifica que el notario esté comisionado en Florida, que la firma y el sello sean legibles y que el certificado notarial esté completamente llenado.

Errores como sellos borrosos, firmas faltantes o datos incompletos son causas frecuentes de devolución.

2. Enviar una copia cuando se requiere el documento original

Uno de los errores que retrasan tu apostilla con mayor frecuencia es asumir que una copia notariada siempre es suficiente. Muchos documentos, como actas de nacimiento, matrimonio o certificados oficiales, deben enviarse en original, emitidos directamente por la autoridad correspondiente.

Enviar una copia cuando se exige el original detiene el proceso desde el inicio.

3. Formulario del Department of State incompleto o incorrecto

El formulario que acompaña la solicitud de apostilla debe completarse correctamente. Datos como el país de destino, la información de contacto y el tipo de documento son esenciales para que el trámite avance.

Cuando el formulario está incompleto o contiene errores, el documento queda en espera o es devuelto sin procesar, generando retrasos innecesarios.

4. No indicar claramente el país de destino en la solicitud

Para que el Florida Department of State pueda emitir una apostilla, el país de destino debe estar claramente indicado en la solicitud. Cuando este dato falta, está incompleto o es ambiguo, el documento no puede procesarse y queda en espera o es devuelto.

Aunque el país sea miembro de la Convención de La Haya, este dato no puede asumirse ni inferirse. Es un requisito administrativo indispensable para que el trámite avance.

5. Inconsistencias en nombres y datos del firmante

Los datos del firmante deben coincidir exactamente con la identificación utilizada durante la notarización. Errores tipográficos, nombres incompletos o inconsistencias pueden generar dudas sobre la validez del documento y provocar retrasos adicionales.

6. Fechas inconsistentes o documentos fuera de vigencia

El Florida Department of State revisa que las fechas del documento, la firma y la notarización sean coherentes. Fechas cruzadas, notarizaciones fuera de orden o documentos que ya no cumplen con los requisitos del país de destino pueden resultar en devoluciones o demoras.

7. Envío por correo sin seguimiento ni control

Enviar documentos importantes sin tracking es uno de los errores que retrasan tu apostilla más comunes. Sin seguimiento, no es posible confirmar la recepción del documento ni actuar rápidamente ante cualquier incidencia durante el envío.

Por esta razón, se recomienda utilizar servicios de mensajería con seguimiento, que permitan monitorear el proceso y asegurar que el documento regrese lo antes posible a su punto de inicio una vez completada la apostilla, reduciendo riesgos y tiempos de espera.

8. Pago incorrecto o método no aceptado

El Florida Department of State no procesa solicitudes con pagos incorrectos. Un monto mal calculado, un cheque mal emitido o un método no aceptado detienen el trámite hasta que el error se corrige, aumentando el tiempo total del proceso.

9. Traducciones certificadas que también requieren apostilla

En muchos países de destino, las traducciones certificadas son un requisito recurrente. Lo que muchas personas desconocen es que estas traducciones, cuando están certificadas y notarizadas en Florida, se consideran documentos independientes dentro del proceso.

Esto significa que la traducción certificada también debe ser apostillada, no solo el documento original. No contemplar este punto desde el inicio puede generar retrasos y costos adicionales, ya que cada documento se procesa y se cobra por separado.

10. No verificar si el país pertenece a la Convención de La Haya

No todos los países aceptan apostillas. Cuando el país de destino no pertenece a la Convención de La Haya, el documento debe seguir un proceso de legalización, que aunque es similar en su inicio, requiere pasos adicionales antes de que el documento pueda ser enviado y utilizado en el país correspondiente.

No identificar este detalle desde el principio es uno de los errores que retrasan tu apostilla y puede causar demoras importantes y validaciones adicionales.

Conclusión

La mayoría de los errores que retrasan tu apostilla se producen antes del envío, no durante el procesamiento en Tallahassee. Una revisión adecuada del documento, del país de destino y de los requisitos específicos puede ahorrar semanas de espera y evitar repetir el trámite.

En Say Notary, revisamos tu documento antes de enviarlo, verificamos el país de destino y gestionamos el proceso de apostilla de forma segura y organizada. Nuestro objetivo es que tu documento salga bien desde la primera vez, sin devoluciones ni demoras innecesarias.